Ứng dụng 5s trong công tác văn phòng năm 2024

Quy trình 5S là 5 bước thực hiện nhằm cải thiện tính hiệu quả nơi làm việc và giảm bớt lãng phí nguồn lực trong quá trình hoạt động. Quy trình này không chỉ được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực sản xuất mà còn được xây dựng và dùng cho công cuộc vệ sinh tại doanh nghiệp. Vậy quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn 5S là gì? Những lợi ích mà nó mang lại cho công cuộc vệ sinh văn phòng ra sao? Và nội dung của quy trình này là như thế nào? Hãy cùng Nano Clean tìm hiểu những vấn đề trên trog bài viết ngay sau đây nhé!

Ứng dụng 5s trong công tác văn phòng năm 2024
Tìm hiểu quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn 5s trong doanh nghiệp

Được ứng dụng lần đầu trong hệ thống sản xuất Toyota vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Quy trình 5S ra đời nhằm mục đích gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Bộ quy tắc này được dùng trên nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Nó giúp tăng năng suất làm việc, tăng sự hợp tác và sự đồng thuận trong các mối quan hệ tại môi trường làm việc.

Ứng dụng 5s trong công tác văn phòng năm 2024
Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn 5S là gì?

Quy trình 5S được tổng hợp bằng 5 từ bắt đầu bằng chữ “S” trong tiếng Nhật, bao gồm:

  • 整理 (Seiri) – Sort – Sàng lọc và loại bỏ các loại vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc.
  • 整頓 (Seiton) – Set in order – Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và tiện lợi.
  • 清掃 (Seiso) – Shine – Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc.
  • 清潔 (Seiketsu) – Standardize – Có ý thức săn sóc, giữ gìn vệ sinh văn phòng sạch đẹp.
  • 躾 (Shitsuke) – Sustain – Sẵn sàng rèn luyện, tạo thói quen tốt để hình thành môi trường làm việc lý tưởng.

Lợi ích của công tác vệ sinh văn phòng chuẩn 5S

Thực hành 5S quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn là giải pháp tối ưu giúp giảm chi phí và thời gian khi huy động nhân lực làm sạch cũng như các công đoạn dọn dẹp. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức, sắp xếp các công cụ, vật dụng ở văn phòng được đặt ở những vị trí thuận tiện và phù hợp. Dưới đây là những lợi ích chính khi bạn áp dụng quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn 5S:

Ít lãng phí không gian

Bằng việc loại bỏ những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có không gian để chứa những vật dụng khác hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc giúp giảm chi phí lưu kho cho các vật dụng, tài nguyên đã lỗi thời.

Giúp quản lý thời gian tốt hơn

Khi loại bỏ các vật dụng vô ích và sắp xếp các dụng cụ theo đúng vị trí, tình trạng đồ đạc lộn xộn sẽ được giải quyết. Thời gian để vận chuyển, tìm kiếm hoặc thay thế các trang thiết bị cần thiết sẽ được rút ngắn. Thay vào đó, nhân viên sẽ tập trung vào làm việc, nâng cao hiệu quả công cuộc dọn dẹp.

Nâng cao độ an toàn trong lao động

Ứng dụng 5s trong công tác văn phòng năm 2024
5S nâng cao độ an toàn trong lao động

Việc thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp đồ vật trong văn phòng ngăn nắp sẽ góp phần làm giảm nguy cơ tai nạn khi di chuyển cũng như tìm đồ.

Cải thiện chất lượng và kéo dài tuổi thọ cho các trang thiết bị văn phòng

Khi áp dụng quy trình 5S, các loại thiết bị máy móc tại văn phòng sẽ luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện kịp thời những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nâng cao hiệu suất và kéo dài tuổi thọ của máy móc.

Nâng cao tinh thần đoàn kết và trách nhiệm ở nhân viên

Vận dụng 5S trong quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc. Với môi trường làm việc kỷ luật, sạch đẹp, gọn gàng, không gian làm việc sẽ trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết.

Nội dung quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn 5S

Sàng lọc (Seiri)

Ở bước đầu tiên này, nhân viên cần phải dọn dẹp khu vực làm việc của mình, quan sát kỹ lưỡng để phân loại các đồ dùng, dụng cụ theo mục đích sử dụng cũng như mức độ liên quan đến công việc. Để tránh sự sai sót, bạn nên liệt kê ra giấy các loại đồ vật theo từng mức độ thường xuyên sử dụng hay ít dùng đến hoặc hết giá trị sử dụng rồi sau đó mới tiến hành phân loại. Nên lưu ý không giữ những vật dụng mà chúng ta không cần đến.

Sắp xếp (Seiton)

Sau khi sàng lọc, phân loại, bước tiếp theo của quy trình là sắp xếp, bố trí mọi thứ vào đúng chỗ theo tần suất sử dụng. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những đồ dùng ít sử dụng có thể đặt ở vị trí xa, ít được nhìn thấy hơn. Hoặc bạn có thể phân loại và sắp xếp đồ vật theo màu sắc. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ ghi nhớ khu vực lưu trữ dụng cụ từ đó tiết kiệm thời gian di chuyển, tìm kiếm mà không làm phân tán sự tập trung.

Sạch sẽ (Seiso)

Ứng dụng 5s trong công tác văn phòng năm 2024
Bước 3 quy trình vệ sinh văn phòng 5S Sạch Sẽ (Seiso)

Bạn cần lên checklist vệ sinh văn phòng hàng ngày, hàng tuần để dọn dẹp không gian làm việc một cách liên tục, thường xuyên nhằm duy trì sự gọn gàng, sạch sẽ cho môi trường văn phòng. Khi khu vực làm việc sạch đẹp, ngăn nắp, tinh thần và hiệu suất của nhân viên cũng sẽ được nâng cao. Sự sạch sẽ là điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc.

Săn sóc (Seiketsu)

Khi đã làm được 3 bước trên, bước kế tiếp cần thực hiện là duy trì, giữ gìn không gian sạch sẽ, ngăn nắp. Đây là bước cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ quy trình vệ sinh văn phòng theo chuẩn 5S. Bạn cần hệ thống hóa các hoạt động này thành nội quy vệ sinh văn phòng để phân chia trách nhiệm cụ thể cũng như kỷ luật những nhân viên không tuân thủ nội quy và gây mất vệ sinh khu vực làm việc.

Một lịch trình được niêm yết rõ ràng sẽ giúp cho nhân viên nắm rõ công việc cần làm, tần suất dọn dẹp nhất định. Sau một thời gian lặp lại quy trình này thường xuyên, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ và diễn ra một cách tự động hóa.

Sẵn sàng (Shitsuke)

Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên làm việc tại văn phòng. Mọi người phải liên tục duy trì các bước trước trên trong quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Sẵn sàng là bước biến quy trình 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành nét văn hóa ở môi trường công sở của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn cần thường xuyên mở các lớp đào tạo cho công nhân viên để họ tự nâng cao kiến thức về vệ sinh văn phòng và biến khu vực làm việc trở nên thú vị hơn. Chắc chắn sau một thời gian áp dụng quy trình 5S, bạn sẽ nhận lại được những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.

Với những chia sẻ về quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn 5S mà Nano Clean vừa nêu ở trên. Mong rằng những kiến thức này đã phần nào giúp bạn có cái nhìn bao quát về các hoạt động làm sạch văn phòng theo một quy trình đúng cách.

Áp dụng quy trình 5S, bạn sẽ được nhiều cái lợi như môi trường làm việc chuyên nghiệp, tuân thủ các quy chuẩn, tiết kiệm chi phí vận hành, sửa chữa và hiệu suất công việc luôn được đảm bảo. Cách thực hiện không khó nhưng nó đòi hỏi tính kỷ luật cao. Hy vọng rằng bạn sẽ sớm đạt được thành công khi xây dựng quy trình chuẩn cho doanh nghiệp của mình.