Đầu năm 2021, Sở Tư pháp đã có văn bản hướng dẫn cung cấp thông tin ngăn chặn gửi các cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện theo quy định tại Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của UBND tỉnh; đồng thời hướng dẫn, tuyên truyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện việc gửi đơn đề nghị ngăn chặn về Sở Tư pháp đảm bảo đúng quy định để được cập nhật vào Hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tỉnh. Tuy nhiên, thời gian gần đây Sở Tư pháp vẫn tiếp nhận rất nhiều trường hợp gửi Đơn đề nghị ngăn chặn không đủ điều kiện để yêu cầu cập nhật thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu. Do đó, ngày 25/7/2022, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 1173/STP-NV2 để tiếp tục hướng dẫn việc cung cấp thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; đồng thời đề nghị các cơ quan, đơn vị hướng dẫn, tuyên truyền cho người dân được biết và thực hiện theo đúng nội dung quy định tại Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh (thay thế Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019). Công văn số 1173/STP-NV2 gồm các nội dung cụ thể sau đây: 1. Đề nghị Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân các cấp; các cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra các cấp; Sở Tài nguyên và Môi trường và UBND cấp huyện, cấp xã tiếp tục phối hợp thực hiện cung cấp thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản gửi về Sở Tư pháp để cập nhật Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận ban hành kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND. Đồng thời, ngay khi có thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Quy chế thì phải gửi về Sở Tư pháp để thực hiện cập nhật kịp thời, nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. 2. Trường hợp cá nhân, tổ chức có đơn đề nghị tạm dừng giao dịch tài sản thì căn cứ khoản 2 Điều 11 Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận ban hành kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND, theo đó Sở Tư pháp chỉ thực hiện cập nhật thông tin ngăn chặn khi hồ sơ gửi kèm phải có một trong các loại văn bản sau đây: Văn bản thụ lý của cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai theo quy định tại Điều 203 Luật Đất đai; Văn bản của Tòa án nhân dân các cấp về việc thụ lý giải quyết tranh chấp quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai; Quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời cấm chuyển dịch quyền về tài sản đang tranh chấp, cấm thay đổi hiện trạng tài sản, kê biên tài sản đang tranh chấp của Tòa án nhân dân các cấp. Ngoài cung cấp các văn bản nêu trên, các cá nhân, tổ chức phải gửi kèm theo bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng hợp pháp đối với tài sản và các giấy tờ, tài liệu khác có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình, hiện đang có tranh chấp về quyền sử dụng đất đang được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thụ lý giải quyết tranh chấp đất đai và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực đối với các văn bản, tài liệu đã cung cấp./. Ví dụ 1: Khi công chứng hợp đồng mua bán nhà, đất, công chứng viên chỉ căn cứ vào hồ sơ mà các bên cung cấp, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì công chứng viên không thể từ chối công chứng. Tuy nhiên, rủi ro vẫn có thể xảy ra với các bên tham gia giao dịch vì tài sản đó có thể đang trong tình trạng có tranh chấp. Nếu công chứng viên có đủ thông tin về tình trạng của tài sản thì bằng nghiệp vụ của mình, công chứng viên hoàn toàn có thể ngăn ngừa được rủi ro này. Rõ ràng, trong trường hợp có đủ thông tin, vai trò của công chứng sẽ được phát huy tốt hơn và đúng với bản chất của hoạt động công chứng là ngăn ngừa rủi ro pháp lý. Ví dụ 2: Công chứng viên công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế, những người thừa kế giấu đi một đồng thừa kế, mặc dù đã thông báo niêm yết theo quy định và những người khai nhận di sản đã cam kết nhưng giao dịch này sau đó rất có thể bị người thừa kế còn lại kiện, yêu cầu hủy hoặc bồi thường thiệt hại. Tình huống này, nếu công chứng viên có thể tiếp cận được dữ liệu về hộ tịch một cách đầy đủ, công chứng viên sẽ ngăn ngừa được tranh chấp nêu trên. Còn nhiều ví dụ khác cho thấy rằng, thông tin có ý nghĩa cực kỳ quan trọng và nhiều khi mang tính quyết định đến chất lượng của hoạt động công chứng. Trên thực tế thì không chỉ có ngành công chứng mà hầu hết các ngành khác, thông tin đang dần đóng vai trò quyết định. Thế nhưng, nếu như cơ sở dữ liệu thông tin đã được ứng dụng ở rất nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác một cách nhanh chóng và hiệu quả thì với ngành công chứng, dường như điều đó còn đang quá chậm chạp, hệ thống thông tin tín dụng CIC của ngân hàng là một ví dụ. Luật Công chứng 2014 lần đầu tiên nhắc đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, nhưng đến giờ này, đã 5 năm trôi qua, việc thực hiện còn rất khiêm tốn và nhanh chóng bộc lộ những bất cập. Bất cập từ chính các quy định của Luật công chứng đến việc thi hành trên thực tế. Luật Công chứng 2014 lần đầu tiên quy định về Cơ sở dữ liệu công chứng, tuy nhiên, những quy định này còn rất sơ sài: Điều 62 quy định: “1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. 2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng. 3. Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương.” Khoản 10 Điều 33 quy định về nghĩa vụ của Tổ chức hành nghề công chứng như sau: “Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.” Ngoài quy định tại Điều 62 và Khoản 10 Điều 33, hiện nay chưa có thêm quy định nào liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng. Do vậy khi đi vào thực hiện, ngay lập tức phát sinh những vướng mắc: Thứ nhất, liên quan đến cơ chế cung cấp thông tin, khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng thì: – Những thông tin nào bắt buộc và những thông tin nào không được phép đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng? – Thời hạn cung cấp dữ liệu là như thế nào? – Ai là người được tiếp cận thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng? – Mức độ tiếp cận, chia sẻ thông tin cơ sở dữ liệu là đến đâu, gồm những thông tin gì? Thứ hai: Liên quan đến giá trị pháp lý của thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng: – Có bắt buộc phải tra cứu dữ liệu công chứng hay không? – Nếu thông tin trên cơ sở dữ liệu và thông tin trên thực tế khác nhau thì áp dụng, xử lý như thế nào? Thứ ba: Liên quan đến chế tài khi vi phạm quy định về cơ sở dữ liệu công chứng: – Nếu TCHNCC không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc cung cấp chậm thì xử lý như thế nào? – Cung cấp thông tin tràn lan, sai đối tượng, sai lệch thì xử lý thế nào? – Khai thác cơ sở dữ liệu trái quy định thì xử lý thế nào?… Thứ tư: Liên quan đến chi phí đầu tư, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu: – Ai là người bỏ chi phí đầu tư, nhà nước hay các tổ chức hành nghề công chứng, mức độ đầu tư như thế nào? – Nếu tổ chức hành nghề công chứng phải chịu chi phí đầu tư và vận hành hệ thống thì họ có được thu phí này của người yêu cầu công chứng để bù đắp hay không? Thứ năm: Liên quan đến bản quyền cơ sở dữ liệu: – Bản quyền cơ sở dữ liệu là của ai? Nó gồm những gì? Ngoài những câu hỏi nêu trên, còn hàng loạt những câu hỏi khác mà trong quá trình vận hành sẽ phát sinh, cần có sự dự liệu và giải đáp. Thực tế vận hành cơ sở dữ liệu thông tin công chứng Uchi tại Hà Nội cho thấy có một số vấn đề nổi cộm: Thứ nhất: Thông tin cá nhân của khách hàng bị khai thác tràn lan. Bất cứ ai có tài khoản đăng nhập hệ thống đều có thể tra cứu thông tin công chứng (bao gồm thông tin cá nhân) của khách hàng trên toàn thành phố và vào mọi thời điểm. Điều này rất nguy hiểm bởi vì có những khách hàng giao dịch rất nhiều và họ không muốn những người tham gia giao dịch hoặc bất kỳ ai khác biết về toàn bộ lịch sử giao dịch của họ, đây là nhu cầu chính đáng của công dân. Thứ hai: Thông tin không được cập nhật đầy đủ trên hệ thống, một số tổ chức hành nghề công chứng không đưa dữ liệu lệ hệ thống nhằm trốn thuế và tránh việc phải lưu hồ sơ (phổ biến là giao dịch ủy quyền và mua bán ô tô, xe máy). Thứ ba: Thông tin bị chia sẻ mà không có sự đồng ý của các tổ chức hành nghề công chứng hoặc của người yêu cầu công chứng (văn phòng đăng ký đất đai có thể tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng nhưng trong đó không chỉ có các thông tin về đất đai mà còn nhiều thông tin khác không liên quan). Thứ tư: UBND cấp xã, phường không có và không cập nhật thông tin lên hệ thống cơ sở dữ liệu nên không thể kiểm soát được các giao dịch từ các cơ quan này – làm cho cơ sở dữ liệu công chứng dần bị vô hiệu hóa. Thứ năm: Việc cập nhật thông tin ngăn chặn đối với tài sản có tranh chấp, tài sản trong diện phải kê biên thi hành án… phụ thuộc rất nhiều vào các cơ quan tòa án, văn phòng đăng ký đất đai, thi hành án, nhưng không có một cơ chế cụ thể nào bắt buộc các cơ quan này cung cấp các thông tin ngăn chặn đầy đủ, kịp thời, dẫn đến tài sản trong diện phải ngăn chặn vẫn có thể được giao dịch qua công chứng. Thực tế xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu thông tin công chứng tại các địa phương khác cũng gặp nhiều vướng mắc: Thứ nhất: Cơ chế cung cấp và khai thác thông tin chưa đồng bộ và thống nhất, mỗi nơi làm một kiểu. Thứ hai: Giải pháp phần cứng, phần mềm và cấu trúc cơ sở dữ liệu không được chuẩn hóa, mỗi nơi mỗi kiểu. Thứ ba: Một số tỉnh có rất ít TCHNCC và CCV, ví dụ Vĩnh Long (có khoảng 12 CCV), Quảng Bình (khoảng 14 CCV)… nếu đầu tư xây dựng và vận hành riêng một hệ thống cơ sở dữ liệu là vô cùng lãng phí và sẽ không đạt được hiệu quả. Thứ tư: Năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nhận thức của CCV tại các địa phương là rất khác nhau, khả năng đầu tư của các địa phương cũng rất khác nhau, khó có thể thực hiện một cách đồng loạt và hiệu quả. Vậy giải pháp nào là phù hợp đối với cơ sở dữ liệu công chứng? Tôi sẽ đề cập đến vấn đề này trong những bài viết tiếp theo, mong các đồng nghiệp tâm huyết cùng thảo luận và nêu giải pháp. |
