Thay vì phải nhìn từng tờ hóa đơn để nhập liệu báo cáo hoặc nhập liệu doanh thu vào phần mềm kế toán thì quý khách chỉ cần xuất file excel chi tiết từ phần mềm hóa đơn điện tử, tất cả những tiêu chí trên hóa đơn đã xuất bao gồm thông tin bên mua và thông tin hàng hóa dịch vụ bán ra sẽ được liệt kê 1 cách đầy đủ nhất Show
* XUẤT FILE EXCEL BẢNG KÊ BÁN RA CHI TIẾT ĐƯỢC THỰC HIỆN NHƯ SAU: Bước 1: Trong giao diện phần mềm hóa đơn điện tử, quý khách chọn danh mục "Báo cáo thống kê" -> sau đó chọn chưc năng "Thống kê danh sách hóa đơn"  Bước 2: Trong giao diên của chức năng "Thống kê danh sách hóa đơn", quý khách chọn khoảng thời gian Từ ngày .... Đến ngày phù hợp với thời điểm cần thống kê, sau đó bấm "Tìm kiếm" Bước 3: Ngay lập tức, tất cả những hóa đơn đã xuất trong khoảng thời gian đó sẽ hiển thị, quý khách bấm "Xuất Excel (chi tiết)" để xuất ra file excel chi tiết bảng kê bán ra Như vậy, quý khách có thể sử dụng file Excel chi tiết này để nhập liệu báo cáo hoặc nhập thông tin vào phần mềm kế toán Quý khách có thể xem thêm hướng dẫn xuất file Báo cáo tính hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) từ phần mềm hóa đơn điện tử tại đây Em chào anh chị, cho em hỏi hiện tại hóa đơn điện tử rất là phổ biến. Hóa đơn điện tử có 2 dạng XML và PDF ( mà bên công ty em chuộng xài PDF). Bên em có một vấn đề là nhân viên kế toán đang dùng hàm eyes, để tra mã số thuế, tên công ty, địa chỉ và hiện trạng công ty còn hoạt động hay không. Em phải nói rằng hàm này sử dụng rất tốn thời gian, và tốn tiền mua thuốc nhỏ mắt. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một cải tiến lớn. Bài viết này Mifi sẽ chia sẻ giải pháp cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp của bạn. Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng mất hóa đơn. Hướng dẫn chi tiết cách lưu trữ HĐĐT cho doanh nghiệp. Lưu trữ HĐĐT là hình thức sao chép toàn bộ dữ liệu về hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng những cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả khác như Email, phần mềm quản lý chuyên dụng,… để đảm bảo sự an toàn và bảo mật của dữ liệu. HĐĐT đang ngày càng được sử dụng phổ biến hơn nhờ những ưu điểm nổi trội, trong đó khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất. Thế nhưng, việc lưu trữ toàn bộ hóa đơn có cần thiết không và tại sao cần thực hiện? Việc thực hiện lưu trữ các hóa đơn đúng quy định giúp cho doanh nghiệp:
Lưu trữ HĐĐT theo Luật kế toán. 2. Những quy định về việc lưu trữ HĐĐTHoá đơn sau khi được khởi tạo cần được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. 2.1. Hướng dẫn lưu trữ toàn bộ hóa đơnCụ thể, Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau: Người bán, mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tất cả hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Ngoài ra, để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên tìm cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, có thể hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín. 2.2. Điều kiện để lưu trữThông tư 32/2011/TT-BTC cũng chỉ ra những điều kiện lưu trữ những hóa đơn đầu vào như sau:
3. Thời hạn lưu trữ HĐĐT?Thường sẽ là 10 năm theo quy định về lưu giữ hóa đơn của cơ quan thuế theo thời hạn quy định của Luật Kế Toán. Khi sử dụng hóa đơn giấy thì việc mất cháy hỏng hóa đơn thì sẽ diễn ra thường xuyên hơn. Tuy nhiên, khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử, việc mất cháy hỏng hóa đơn sẽ không có. Mà thay vào đó là liên quan đến việc bảo mật cho hóa đơn vì chúng ta đang sử dụng nền tảng Online. Dễ thấy là virut xâm nhập máy tính và xóa đi dữ liệu hóa đơn, ngoài ra khi lưu trữ trên Usb hay ổ cứng máy tính thì cũng sẽ có trường hợp hỏng ổ cứng hay Usb. Thời hạn lưu giữ hóa đơn đến 10 năm mà xảy ra những trường hợp trên thì đó là tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp. Do đó, cuối bài chúng tôi có đề xuất cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp. Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm Ngoài ra, với các hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ thì có thể hủy bằng cách xóa dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ hoặc trên các nền tảng sao lưu trực tuyến để những hóa đơn này không thể truy cập và hồi phục được. 4. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra4.1. Lưu giữ hóa đơn đầu vào như thế nào?Các bước cần thực hiện như sau:
4.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào?Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ HĐĐT đầu ra vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung hóa đơn đó vào 1 File Excel bao gồm: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn Link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần. Bạn cũng nên đồng bộ thư mục chứa File Excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu. Hướng dẫn cách lưu trữ các hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp 5. Những cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất hiện nay5.1. Lưu trữ bằng EmailMột trong những phương pháp lưu trữ HĐĐT thường thấy đó là Email. Để tránh tình trạng thất lạc Email HĐĐT giữa muôn vàn các Email thông tin khác trên một tài khoản Email thì cách tốt nhất chính là lập một Email riêng chỉ để nhận HĐĐT. Cách lưu trữ này giúp kế toán viên quản lý HĐĐT một cách dễ dàng hơn và có thể theo dõi dữ liệu một cách trực quan hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sẽ đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn khi tài khoản Email bị khóa. 5.2. In hóa đơn ra giấy để lưu trữHầu hết các kế toán viên đã quen thuộc với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ khắc phục nhược điểm mất dữ liệu khi sử dụng Email. Tuy nhiên, cách này sẽ tốn nhiều chi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn nào đó. Vậy nên, đây chưa phải là cách tốt nhất khi doanh nghiệp muốn lưu trữ tất cả hóa đơn của mình. 5.3. Lưu trữ trên Folder máy tính hoặc DriveCách lưu HĐĐT này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn. Sau khi nhận Email HĐĐT đầu vào, kế toán sẽ lưu ảnh vào Folder trên máy tính hoặc Google drive để theo dõi và lưu trữ. Lưu trữ HĐĐT giúp kế toán dễ thao tác và phù hợp với doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, phát sinh ít các hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, kế toán viên phải nhập liệu thủ công HĐĐT lên Folder, gây mất thời gian và đôi khi cũng xảy ra sai sót. 5.4. Sử dụng phần mềm lưu trữ và quản lý hóa đơn chuyên dụngĐây cũng là cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả nhất. Một số lợi ích khi sử dụng phương pháp này có thể kể đến như:
6. Những lưu ý khi lưu trữ những hóa đơn điện tửKhi lưu trữ HĐĐT, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề như:
Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ HĐĐT đồng thời dưới dạng PDF và XML. File PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là dữ liệu hóa đơn. Theo đó, XML là File chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF tuy thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT song không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.
Khi tiến hành lưu trữ những hóa đơn của doanh nghiệp, có rất nhiều đơn vị gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm uy tín với cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố như SAP Concur, Stampli, Spendesk, AvidXchange, SAP Ariba, MIFI…
HĐĐT có định dạng XML nên người bán và người mua có thể lưu giữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, ổ cứng, máy vi tính, Cloud, …Doanh nghiệp chỉ nên in hóa đơn điện tử ra giấy trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản thể hiện của HĐĐT để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ. Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có quy định rằng: hóa đơn điện tử in ra giấy để lấy bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in. Chỉ nên in HĐĐT ra giấy khi cần thanh toán nội bộ 7. Vấn đề nghiêm trọng liên quan đến lưu trữ HĐĐT?Ở Việt Nam, vào năm 2019 đã xảy ra tình trạng mất HĐĐT tại một công ty ở Quận 9. Công ty này đã áp dụng cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống máy chủ của mình. Do gặp sự cố nên đã dẫn đến làm mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm. HĐĐT vẫn có nguy cơ bị mất do hệ thống bị tấn công, Hacker xâm nhập,…Hay một nguyên nhân khác có thể do các nhà cung cấp dịch HĐĐT chưa đủ kinh nghiệm để phản ứng khi vấn đề xảy ra. Hoặc không xử lý kịp khi đối mặt với các thảm họa bị tấn công, hư hỏng phần cứng, không khôi phục được dữ liệu cho khách hàng. 8. Giải pháp lưu trữ HĐĐT an toànDoanh nghiệp ngày càng phát triển thì nhu cầu lựa chọn phương pháp lưu trữ HĐĐT an toàn lại càng cao. Theo đó, chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ an toàn là điều vô cùng quan trọng. Bạn đừng để dữ liệu hóa đơn bị mất hối hận vì không đầu tư một hệ thống chuẩn từ đầu. Hiện nay, MIFI được coi là một trong những giải pháp HĐĐT an toàn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội giúp quản lý thông tin tốt hơn, bao gồm:
|
