Tài liệu kế toán là loại tài liệu quan trọng ghi nhận kết quả cũng như theo dõi tình hình kinh doanh trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc lưu trữ tài liệu kế toán cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc, có khoa học, có hệ thống để dễ dàng quản lý và tuân thủ theo các yêu cầu, quy định của pháp luật. Vậy nên lưu trữ những loại tài liệu kế toán nào và cách lưu trữ tài liệu kế toán như thế nào cho hợp lý? Cùng Tam Khoa đi tìm hiểu bài viết dưới đây nhé. Show
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé. Tài liệu kế toán là gì?Theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữLoại tài liệu kế toán phải lưu trữ được quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP bao gồm: – Chứng từ kế toán. – Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. – Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách. – Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toánThời hạn lưu trữ tài liệu kế toán đối với mỗi loại tài liệu kế toán như sau: Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 nămTheo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm: – Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 nămTheo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định loại tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm: – Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. – Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản. – Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C. – Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án. – Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập. – Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. – Trường hợp các tài liệu kế toán trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễnĐiều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định loại tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: – Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Hình thức tài liệu kế toán được lưu trữTài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây: – Tài liệu kế toán quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 6 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là “Nghị định 174”) chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp. Nơi lưu trữ tài liệu kế toánCác tài liệu kế toán được lưu trữ tại các địa điểm được quy định tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau: – Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Xử phạt vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toánMột trong những nội dung mà các đơn vị kế toán và cán bộ kế toán cần chú ý là các quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ. Theo đó, từ ngày 01/5/2018, sẽ phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau: Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định; Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Bên cạnh đó, phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau: Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định; Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ; Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định; Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại. Đồng thời, theo quy định mới, sẽ phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán. Kết luậnTrên đây là các lưu ý cần nắm trong việc lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm các loại tài liệu cần lưu trữ, cách lưu trữ, hình thức và thời gian lưu trữ. Mong rằng bài viết mà Tam Khoa mang lại đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu bạn vẫn còn có những thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé. Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé. |