Hướng dẫn quản lý file trên máy tính

Đặt tên file theo một quy chuẩn chung

Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên macOS để xem chi tiết. Nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động ngon lành hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn. Quy tắc mà mình thường sử dụng như sau:

<Nội dung chính>_<Tên công ty / môn học / khách hàng>_<phiên bản>_<năm-tháng-ngày>

Ví dụ đơn giản: file Word chứa hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được đặt như sau:

Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx

Mình đã từng chia sẻ kĩ về vụ tên file, mời anh em xem qua ở topic: Đặt tên file như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?

Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó

Khi bạn cần một file để tạm vào thư mục A mà file đó lại đang nằm ở B, thay vì copy file từ A sang B thì bạn chỉ cần tạo một shortcut của file rồi chép shortcut này vào B là xong. Bằng cách này bạn không phải copy file đi lung tung, trong khi vẫn dễ quản lý và dễ tìm thấy nội dung khi cần, lại còn tiết kiệm được không gian ổ cứng nữa chứ. Anh em lưu ý, cách này chỉ áp dụng nếu file đó là file mà anh em không chỉnh sửa riêng cho B. Ví dụ, hợp đồng cho A mà có dính B trong đó thì tạo shortcut là hợp lý. Nhưng nếu hợp đồng cho A riêng, B riêng thì vẫn phải copy ra chứ không nó ghi đè lên file gốc thì mệt. Cách tạo shortcut:

• Windows: phím phải chuột vào file > Shortcut
• macOS: phím phải chuột vào file > Make Alias

Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo nó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty. Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần sync lại dữ liệu cũ.

Tập luyện thường xuyên

Điều cuối cùng muốn nhắn nhủ tới anh em đó là việc lưu file theo cấu trúc như thế này không phải ngày một ngày hai là quen. Chúng ta đã quen cách bừa bộn quá lâu nên để chuyển sang một cái ngăn nắp hơn sẽ cần luyện tập nhiều. Có thể vài lần đầu còn làm lộn, mỗi lần như vậy anh em chịu khó di chuyển file lại cho ngăn nắp. Nếu chú ý tạo thói quen giữa file ngăn nắp thì chỉ vài tuần là mọi thứ đâu vào đấy, anh em sẽ quen và tự làm điều đó một cách vô thức, chẳng cần phải suy nghĩ hay để ý gì thêm.

Phần mềm quản lý file là gì?

Phần mềm quản lý file là công cụ quan trọng giúp lưu trữ toàn bộ các file dữ liệu tải xuống. Phần mềm xây dựng một không gian lưu trữ với bộ nhớ trong hoặc ứng dụng đám mây nhằm tối ưu hóa việc lưu trữ cho người dùng. Giải quyết vấn đề khó khăn khi còn sử dụng File Explorer.

Các phần mềm quản lý file dữ liệu máy tính này sẽ giúp thay thế, nâng cấp toàn diện các chức năng cho Windows File Explorer. Và đặc biệt, việc sử dụng phần mềm quản lý file sẽ không khiến các chức năng của File Explorer mất đi, đảm bảo sự tiện lợi nhất cho người dùng.

Vai trò của phần mềm quản lý file

Sự ra đời của các phần mềm quản lý file giúp việc lưu giữ, sao chép, chỉnh sửa, thống kê, so sánh các file dữ liệu nhanh chóng, tiện lợi. Đồng thời, giải quyết tất cả những hạn chế của File Explorer đang gặp phải.

Người dùng có thể đồng thời mở nhiều file và sử dụng cùng một lúc mà không gây tốn thời gian để chuyển từ tab này sang tab kia. Tối ưu thời gian, tiện lợi tăng gấp nhiều lần. Điều này cũng đồng nghĩa với việc năng suất công việc và tính hiệu quả cũng tăng lên.

Các chức năng của phần mềm quản lý file

Đa phần các công cụ quản lý file sẽ đem tới cho người dùng các tính năng cơ bản như sau:

Cùng nhiều tính năng ưu việt khác mà mỗi phần mềm quản lý file sẽ cung cấp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Top 8 phần mềm quản lý file phổ biến nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau đa dạng giao điện từ ứng dụng quản lý file điện thoại đến máy tính. Sau khi tổng hợp, trải nghiệm, tham khảo cộng đồng người dùng, bài viết này hostingvietnam.vn đã tổng hợp và gửi tới bạn top 8 phần mềm quản lý file phổ biến nhất hiện nay dưới đây.

Phần mềm quản lý file Directory Opus

Directory Opus không quá giống với File Explorer mà cho người dùng cảm nhận được dù là trung gian kết nối nhưng vẫn có nét độc đáo của riêng mình.

Phần mềm quản lý dữ liệu này có những tính năng nổi bật như:

Directory Opus cung cấp cho người dùng chương trình ưu đãi dùng thử trong vòng 1 tháng miễn phí. Sau khi sử dụng hết bản dùng thử, nếu muốn tiếp tục sử dụng, người dùng phải bỏ ra khoản phí từ 40$ cho bản lite và 70$ cho bản đầy đủ.

Fman

Cũng không giống với Windows hay bất kỳ phần mềm quản lý file nào. Công cụ Fman hỗ trợ đa dạng nền tảng, trên Mac, Linux và cả Windows. Bởi vậy, nếu bạn phải thay đổi cả 3 nền tảng thì Fman chính là cánh tay hỗ trợ đắc lực dành cho bạn, giúp công việc của bạn trở nên liền mạnh và hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu sẽ gặp khá nhiều khó khăn để hiểu được phần mềm này. Bởi Fman được phát triển chủ yếu dành cho các chuyên gia am hiểu công nghệ hoặc các nhà phát triển phần mềm.

Nếu bạn có kiến thức liên quan thì đây lại là một ứng dụng tuyệt vời. Các nội dung sẽ được hiển thị đồng thời ở 2 thư mục để sao chép, di chuyển dữ liệu dễ dàng hơn. Phần mềm cũng có danh sách plugin bổ sung, hỗ trợ với đầy đủ các phím tắt cần thiết.

Fman cung cấp cho người dùng cả bản miễn phí và bản mất phí với giá từ 12$/tháng trở lên.

Phần mềm quản lý file miễn phí Free Commander

Nếu bạn muốn có một phần mềm quản lý file đơn giản là thay thế Windows File Explorer giúp tiện lợi hơn, bạn có thể tham khảo Free Commander. Đây là một phần mềm quản lý file hoàn toàn miễn phí.

Ứng dụng với kết cấu giao diện tương đối đơn giản. Các tính năng đều là tính năng thông dụng, phục vụ cho hoạt động với file phổ biến. Không khiến bạn “bù đầu bứt tóc” với hàng tá tính năng mà chẳng bao giờ dùng đến. Thay vào đó, phần mềm cung cấp giải pháp thay thể, giải quyết những hạn chế, thiếu sót của ứng dụng Windows gốc.

Xem thêm: Kênh Bán Hàng Là Gì - Kênh Bán Hàng Truyền Thống Là Gì

Bên cạnh đó, Free Commander cũng cung cấp các tính năng ưu việt khác như:

Cùng nhiều tính năng hấp dẫn khác, bạn có thể tìm tòi nghiên cứu thêm để hiểu sâu hơn nhé.

XYplorer

XYplorer được coi là một phiên bản thay thế cho Explorer tốt nhất hiện nay. Với portable có thể dễ dàng đặt vào USB cùng với nhiều ứng dụng portable khác cực kỳ tiện lợi.

Ngoài ra, công cụ này cũng hỗ trợ đa dạng các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý file từ:

Phần mềm quản lý XYplorer cũng có 2 phiên bản miễn phí và trả phí dành cho người dùng. Với mức phí trả phiên bản cập nhật từ 39$ có giấy phép sử dụng trọn đời.

Total Commander

Total Commander cung cấp cho người dùng một trình quản lý đơn giản với 2 cửa sổ tab thôi. Tuy nhiên, với từng phiên bản mới được cập nhật, các tính năng của Total Commander đều được bổ sung thêm khá nhiều.

Người dùng có thể dễ dàng chuyển một số lượng lớn tệp qua công cụ Total Commander. Phần mềm hỗ trợ nhiều định dạng tệp dữ liệu khác nhau, cho phép người dùng cài đặt plugin nếu định dạng nếu nó không hỗ trợ.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể giúp so sánh các tệp dựa trên tính năng đồng bộ, phân tách, hợp nhất tệp và đổi tên hàng loạt dễ dàng.

Altap Salamander

Nếu bạn muốn tìm một phần mềm vừa hỗ trợ quản lý file mà có thể gửi file từ máy tính sang các địa chỉ khác ngoài máy tính nhanh chóng thì có thể tham khảo Altap Salamander.

Altap Salamander được đánh giá là công cụ thay thế Windows File Explorer tạo nên sự thay đổi cách mạng với công cụ mở rộng. Gửi file dễ dàng qua mạng internet. Đồng thời, phần mềm cũng sở hữu nhiều tính năng hấp dẫn như:

Với những tính năng ưu việt như vậy, nên phần mềm Altap Salamander yêu cầu người dùng trả phí. Tuy nhiên, mức phí cũng tương đối hợp lý, chỉ khoảng 27$ mà thôi.

Explorer++

Một phần mềm quản lý file miễn phí nữa bạn có thể tham khảo đó là Explorer++. Ứng dụng mã nguồn mở cho phép người dùng dễ dàng download và sử dụng với đủ các tính năng cơ bản nhất.

Không những vậy, các tính năng ưu việt được cải tiến từ File Explorer giúp người dùng sử dụng tiện lợi, cải thiện năng suất lao động, dễ dàng trải nghiệm các tính năng chất lượng.

TagSpaces

Một phần mềm quản lý dữ liệu với mã nguồn mở hấp dẫn nữa bạn có thể tham khảo đó là TagSpaces. Phần mềm nhằm vào những đối tượng người dùng muốn giữ mọi thứ thật gọn gàng, ngăn nắp, quản lý đơn giản và tiện lợi.

Với mục đích đó, phần mềm cung cấp những tính năng cơ bản nhất, không có nhiều tính năng cập nhật nâng cao ít dùng.

Ngoài ưu điểm về tính năng, sự tiện lợi khi sử dụng của phần mềm này còn thể hiện qua khả năng kết nối đa nền tảng. TagSpaces hoạt động cả trên Mac, Windows hay Linux, Android. Bởi vậy, dù đang sử dụng bất kỳ thiết bị nào cũng có thể sử dụng công cụ quản lý dữ liệu này.

Xem thêm: Hai Cách Sửa Lỗi Không Start Được Apache Trong Xampp, Cách Sửa Lỗi Apache Không Start Được Trong Xampp

Trên đây là một số kiến thức về phần mềm quản lý file, vai trò và các tính năng ưu việt của công cụ. Đồng thời, bài viết cũng giới thiệu tới độc giả tổng hợp những phần mềm hấp dẫn, được sử dụng phổ biến va được đánh giá cao hiện nay. Bạn hãy tham khảo và tìm cho mình một phần mềm quản lý dữ liệu an toàn, tiện lợi nhất nhé.