Khi làm việc với các ô tính trong Excel, bạn thường thấy những báo lỗi khó hiểu như ####,

REF,

N/A… Nếu không hiểu được ý nghĩa của các lỗi này, bạn sẽ phải mất thời gian để sửa lỗi và làm chậm tốc độ thao tác trên Excel của bạn.

Hãy cùng khám phá và giải mã ý nghĩa của những lỗi thường thấy trong Excel:

1. Lỗi hiển thị: #####

• Lỗi này thường xuất hiện khi ô tính nằm trong cột quá hẹp, không thể hiện thị hết dữ liệu trong ô. Thông báo lỗi này không ảnh hưởng đến giá trị ô tính mà chỉ gặp vấn đề trong hiển thị kết quả ô.
• Giải pháp: Thay đổi chiều rộng cột có chứa ô báo lỗi.
• Lưu ý: Trong một trường hợp ít gặp khác, giá trị trong ô là thời gian hoặc ngày tháng với kết quả âm hoặc giá trị quá lớn để hiển thị được ngày tháng. Khi đó, việc thay đổi độ rộng của cột liên quan không có tác dụng. Bạn chỉ cần thay đổi định dạng ô tính dưới dạng Number để hiện kết quả giá trị số của thời gian hay ngày tháng trong ô tính.

2. Lỗi sai ký tự:

NAME!

• Đây là lỗi thường gặp khi nhập sai tên hàm, công thức, quên đặt chuỗi văn bản vào dấu kép đôi "" dẫn đến việc Excel không hiểu công thức bạn vừa nhập.
• Giải pháp: Kiểm tra lại cẩn thận từng ký tự trong công thức từ đầu đến cuối và sửa lại. Ví dụ: =SUN(12,13) | =SUM(A1B2) | =LEN(3hoc) hiển thị lỗi

  NAME! được chỉnh tương ứng thành =SUM(12,13) | =SUM(A1:B2) | =LEN("3hoc")

• Lưu ý: Một số hàm Excel chỉ sử dụng được ở những phiên bản MS Office mới hơn hoặc phải cài đặt thêm thì vẫn hiện lỗi này vì Excel không nhận diện được công thức bạn nhập.

3. Lỗi không tìm thấy dữ liệu:

N/A

• Lỗi này thường xảy ra khi không tìm thấy hoặc mất dữ liệu, thường gặp khi sử dụng các hàm tìm kiếm VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH…
• Giải pháp: Kiểm tra lại bảng dữ liệu đối chiếu trong các hàm tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu so sánh trong bảng theo giá trị từ nhỏ đến lớn. Đảm bảo dữ liệu tìm kiếm và đối chiếu phải cùng một kiểu định dạng dữ liệu đồng thời giá trị của dữ liệu tìm kiếm không được nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất của dữ liệu đối chiếu.

4. Lỗi sai giá trị:

VALUE!

• Đây là lỗi phổ biến khi nhập giá trị không cùng kiểu dữ liệu (hàm sử dụng số nhưng lại nhập chuỗi văn bản), thừa giá trị (hàm yêu cầu đối số là giá trị nhưng chọn mảng có nhiều hơn 1 giá trị)...
• Giải pháp: Kiểm tra lại cú pháp hàm để sử dụng đúng từng giá trị tương ứng với đối số của hàm.

5. Lỗi không thể tham chiếu:

REF!

• Lỗi này thường gặp khi công thức Excel có chứa dữ liệu tham chiếu hoặc liên kết nhưng không thể tìm thấy. Lý do thường là sai liên kết hoặc tham chiếu đến số hàng, cột vượt quá dữ liệu vùng tham chiếu.
• Giải pháp: Kiểm tra phần dữ liệu tham chiếu hoặc liên kết trong công thức và cập nhật lại.

6. Lỗi số:

NUM!

• Khi tính toán số trong Excel, khi gặp kết quả quá lớn nằm ngoài khả năng tính toán hoặc giá trị số không phù hợp để sử dụng trong hàm thì Excel sẽ hiện giá trị

  NUM!

• Giải pháp: sử dụng những tính toán với số quá lớn và chú ý điều kiện sử dụng số (số nguyên, số âm hay dương…)

7. Lỗi dữ liệu rỗng:

NULL!

• Trường hợp bạn chọn không đúng vùng dữ liệu, Excel không thể hiểu chính xác vùng bạn chọn thì kết quả sẽ hiện

  NULL!

• Giải pháp: kiểm tra vùng dữ liệu trong hàm và cập nhật lại. Ví dụ =SUM(A1 B2) cần sửa thành =SUM(A1,B2) hoặc =SUM(A1:B2)

8. Lỗi chia 0:

DIV/0!

• Lỗi này rất dễ nhận thấy, đó là khi bạn thực hiện phép chia cho 0 hoặc không nhập số chia.
• Giải pháp: thay đổi số chia khác 0. Ví dụ: =MOD(3,0) phải thay bằng =MOD(3,x) với x là số khác 0.

Nguồn: Tổng hợp từ Internet

Chúc các bạn thao tác thành thạo trên Excel!

Xử lý số liệu trong Excel đã không còn xa lạ đối với mọi người. Tuy nhiên không ít trường hợp gặp khó khăn trong việc sử dụng các công cụ để tính toán. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những cách tính tổng trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất, giúp bạn thành thạo hơn khi sử dụng Excel qua bài viết bên dưới.

Xem thêm: Cách xuống dòng trong excel

Cách tính tổng một cột trong Excel nhanh nhất

Cách để tính tổng cột Excel nhanh nhất đó là bạn mở tài liệu Excel, sau đó chọn cột mà bạn muốn tình tổng. Kết quả tính tổng sẽ hiển thị ở góc dưới bên phải màn hình.

Tính tổng một cột trong Excel nhanh nhất (Nguồn: Internet)

Xem thêm: Sử dụng Microsoft Office không còn là khó khăn trên điện thoại Android

Cách tính tổng trong Excel bằng AutoSum

Mở tài liệu Excel, sau đó chọn AutoSum trên thanh công cụ, hàm tính tổng sẽ tự động được nhập. Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Tính tổng trong Excel với AutoSum (Nguồn: Internet)

Cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM

Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel, nhập hàm =SUM(C2:C10) tại vị trí bạn muốn nhận kết quả. Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Trong đó, C2:C10 là vị trí vùng dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở file Excel và tiến hành nhập hàm =SUM(C2:C10) tại vị trí bạn muốn nhận kết quả.

Trong đó, C2:C10 là vị trí vùng dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.

Nhập hàm SUM vào ô bạn muốn tính tổng (Nguồn: Internet)

Bước 2: Nhấn nút Enter để trả về kết quả

Tính tổng trong Excel bằng hàm SUM (Nguồn: Internet)

Xem thêm: Hàm COUNTIF trong Excel là gì? Cách sử dụng hàm đếm có điều kiện chuẩn

Cách tính tổng các ô được lọc bằng Subtotal trong Excel

Cách làm nhanh

Mở file Excel, chọn vị trí bất kỳ → Chọn mục Data → Chọn Filter → Click vào biểu tượng hình tam giác ngược của cột muốn lọc → Bấm tích chuột vào các mục muốn tính tổng → Bấm OK → Chọn AutoSum để tiến hành tính tổng sau khi đã lọc.

Cách làm chi tiết

Bước 1: Mở file Excel, chọn một vị trí bất kỳ → Chọn mục Data → Chọn Filter trên thanh công cụ

Tính tổng các ô được lọc bằng Subtotal (Nguồn: Internet)

Bước 2: Click vào biểu tượng hình tam giác ngược ở cột muốn lọc → Bấm tích chuột vào các mục mà bạn muốn tính tổng → sau đó bấm OK.

Chọn dữ liệu muốn lọc (Nguồn: Internet)

Bước 3: Chọn AutoSum và nhấn Enter để tính tổng các dữ liệu sau khi đã lọc.

Hoàn tất tính tổng các dữ liệu đã lọc (Nguồn: Internet)

Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm Countifs Trong Excel, Google Sheet Đếm Ô Nhiều Điều Kiện 2023

Chuyển dữ liệu vào bảng Excel để có tổng số các cột

Cách làm nhanh

Mở file Excel và bôi đen bảng mà bạn muốn tính tổng → Bấm tổ hợp phím Ctrl + T → nhấn OK → Tích chuột vào mục Total row, lúc này phần mềm sẽ tự động thêm 1 hàng và tính tổng cho bạn.

Cách làm chi tiết

Bước 1: Mở file Excel và tiến hành bôi đen bảng bạn muốn tính tổng → Bấm tổ hợp phím Ctrl + T và nhấn OK.

Chuyển đổi dữ liệu của bạn vào bảng Excel để có được tổng số của các cột (Nguồn: Internet)

Bước 2: Tích chuột vào Total row thì phần mềm sẽ tự động thêm 1 hàng và tính tổng cho bạn.

Hàng tính tổng được tự động thêm vào bảng (Nguồn: Internet)

Xem thêm: Bạn Đã Biết Cách Dùng Microsoft Office Cho iPad Chưa?

Một số lỗi khi tính tổng trong Excel

Name error xuất hiện

Đây là lỗi dễ sửa chữa nhất của hàm SUM, phần lớn lỗi này đến từ việc hàm bị sai chính tả

Một số không được cộng vào tổng chung

Đây là lỗi phổ biến khiến hàm SUM hoạt động không chính xác vì một vài con số được định dạng dưới dạng giá trị văn bản. Nhìn vào thì chúng trông giống như các con số bình thường, nhưng Microsoft Excel nhận dạng chúng như các chuỗi văn bản nên sẽ không đưa vào tính toán.

Chúng ta có thể nhận diện được lỗi này nếu nhìn thấy các dữ liệu trong ô được căn lề trái một cách mặc định hoặc có dấu tam giác xanh ở góc trái mỗi ô tính.

Lỗi định dạng giá trị dữ liệu trong ô (Nguồn: Internet)

Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách chọn tất cả các ô có vấn đề, sau đó nhấp vào dấu hiệu cảnh báo hình dấu chấm than rồi bấm vào Convert to Number.

Sửa lỗi một số ô không được tổng chung trong hàm SUM (Nguồn: Internet)

Xem thêm: 3 Cách Chuyển Chữ Thường Thành Chữ In Hoa Trong Excel, Word

Hàm SUM trả kết quả bằng 0

Ngoài việc các con số được định dạng văn bản khiến kết quả trả về của hàm SUM bằng 0 thì lỗi vòng lặp cũng khiến cho kết quả bằng 0. Nguyên nhân xảy ra lỗi này là khi công thức hàm SUM trong ô tham chiếu vào đúng chính nó. Để sửa lỗi bạn vào tab Formula > Error Checking > Circular Reference.

Sửa lỗi tham chiếu vòng tròn trong hàm SUM (Nguồn: Internet)

Xem thêm: Tải Microsoft Office cho máy tính bảng Android không còn là điều khó khăn

SUM trả kết quả cao hơn dự kiến

Nếu công thức Sum của bạn sẽ trả về một số lớn hơn dự kiến đó là bởi vì hàm SUM trong Excel sẽ tính tổng cả các ô ẩn mà ta không nhìn thấy được do sử dụng bộ lọc hoặc đã được ẩn đi. Để khắc phục trường hợp này, bạn có thể sử dụng chức năng Subtotal để thay thế hàm SUM.

Xem thêm: Cách Dùng Hàm Vlookup Trong Excel, Google Sheet Đơn Giản, Dễ Hiểu

Một số câu hỏi liên quan đến cách tính tổng trong Excel

Hàm SUM với SUMIF có gì khác nhau?

Hàm SUMIF được xem như là sự kết hợp của hàm SUM và hàm IF nhằm tính tổng theo một điều kiện cho trước.

Khi nào nên sử dụng hàm SUM?

Bạn có thể dùng công thức đơn giản để tính tổng các số trong một phạm vi nhưng hàm SUM tiện lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều khi bạn phải làm việc với nhiều con số hơn.

Qua bài viết trên, Nguyễn Kim chúng tôi đã hướng dẫn cho bạn các cách tính tổng trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn xử lý số liệu của mình một cách hiệu quả hơn. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của chúng tôi để có thêm thật nhiều thông tin bổ ích nhé!