Học làm kế toán trên Excel tốt hay học phần mềm kế toán tốt?
Việc học kế toán trên Excel tốt hơn hay học phần mềm kế toán tốt hơn là những câu hỏi được đặt ra không chỉ với các bạn sinh viên mà cả các bạn đã tốt nghiệp. Theo ý kiến của các chuyên gia của ketoan68.com thì việc sử dụng Excel để làm kế toán hay phần mềm được các nhà sản xuất thiết kế sẵn có những ưu, nhược điểm riêng.
Excel là một công cụ rất hiệu quả trong công tác kế toán đã và đang được nhiều công ty nước ngoài sử dụng trong khi đó các doanh nghiệp của Việt Nam lại ít qua tâm đến Excel. Qua khảo sát và phân tích công việc thực tế tại phòng kế toán của các doanh nghiệp, Excel – Phòng thực hành kế toán được nghiên cứu, thiết kế và triển khai tất cả những phần hành kế toán của doanh nghiệp. Ưu điểm của Excel – Phòng thực hành kế toán so với các phần mềm kế toán là người học có tự mình thiết kế được một phần mềm kế toán bằng Excel. Qua đó, người học có khả năng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong một khoảng thời gian rất ngắn. Người học có thể hiểu một cách sâu sắc các phần hành kế toán, cách nhập dữ liệu đơn giản, tổng hợp số liệu nhanh và chính xác theo yêu cầu của nhà quản lý.
Một ưu điểm nổi trội của việc ứng dụng phần mềm kế toán Excel vào công tác kế toán đó là người làm có thể tự chỉnh sửa các lỗi thông thường, trong khi đó các phần mềm chuyên dụng cần phải đợi chờ nhà cung cấp xử lý tốn khá nhiều thời gian. Các nhà cung cấp phần mềm chuyên dụng có thể hỗ trợ xử lý sự cố nhanh hơn bằng cách sử dụng mạng Internet, tuy nhiên với cách hỗ trợ này dễ làm thông tin kế toán của doanh nghiệp bị phát tán ra ngoài. Do vậy, ứng dụng phần mềm kế toán bằng Excel là một giải pháp hiệu quả trong công tác kế toán. Mặc dù có nhiều ưu điểm song phần mềm kế toán bằng Excel cũng bộc lộ một số hạn chế như giao diện làm việc không được đẹp, nhưng có thể khắc phục và làm phong phú hơn tùy thuộc vào kỹ năng và sự sáng tạo của người làm.
Đối với các phần mềm kế toán đã được các chuyên gia phần mềm lập trình sẵn, người làm kế toán chỉ cần làm đúng quy trình sẽ ra được các báo cáo kế toán đã được thiết lập. Việc sử dụng phần mềm giúp khả năng tích hợp các công việc của kế toán được thuận lợi. Tuy nhiên, kế toán sử dụng phần mềm không thể tự sửa chữa mà phụ thuộc vào nhà cung cấp. Và tất nhiên sẽ phải chi trả những khoản chi phí của việc sử dụng này. Đối với các bạn là kế toán lười biếng thì phần mềm sẽ làm cho nghiệp vụ các bạn khó phát triển được.
Từ những lý do trên ketoan68.com cho rằng những sinh viên và các bạn mới ra trường nên học kế toán trên excel nhưng cũng không quên sử dụng thành thạo một phần mềm kế toán nào đó. Lưu ý bạn cũng chỉ cần biết 1 phần mềm sau này bạn cũng chỉ mất rất ít thời gian để học cách sử dụng phần mềm của đơn vị nơi bạn được tuyển dụng.
Ketoan68.com Chúc các bạn thành công!
Khuyến nghị:
Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:
Kế toán là một chuỗi các công việc có liên quan đến nhau và có nhiều mảng như: bán hàng, thuế, xuất nhập khẩu, xây lắp, thương mại - dịch vụ, mỗi mảng có một đặc thù riêng nhưng đều có những bút toán hạch toán quy định chung là như nhau. Và để thuận lợi cho kế toán thay vì viết tay thủ công thì sẽ sử dụng phần mềm kế toán và kế toán excel là một trong những phần mềm được sử dụng rộng ra, thông dụng trong nhiều năm qua. Tuy nhiên, phần mềm kế toán excel cũng có những ưu nhược điểm riêng của nó. Và để đánh giá được khách quan nhất chúng ta sẽ đưa ra những chỉ tiêu đánh giá giữa kế toán excel so với các phần mềm kế toán khác qua bài viết dưới đây
Bảng: So sánh sự khác nhau giữa việc làm kế toán trên excel và các phần mềm kế toán doanh nghiệp khác
Tiêu chí đánh giá
Làm kế toán trên excel
Các phần mềm kế toán khác
Quy mô áp dụng
- Hầu như chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít phát sinh các nghiệp vụ kế toán
- Áp dụng được cho tất cả các doanh nghiệp (nhỏ, vừa và lớn đều sử dụng được)
Chi phí mua phần mềm
- Không mất chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán, sử dụng trọn đời free
- Tùy theo các bản phần mềm khác nhau mà có những giá khác nhau và chi phí nâng cấp phần mềm khi có những những phiên bản mới hơn.
Tính chủ động trong việc
- Có thể làm tự làm theo ý mình mà không cần sự logic và góc độ đúng hay sai (trên excel thì kế toán có thể bỏ qua nhiều danh mục nếu cảm thấy không cần thiết cũng không sao)
- Phần mềm do các IT chuyên nghiệp lập trình cùng với các nhà kế toán nên quy định cụ thể sẵn có các khoản mục sẵn có và bắt buộc phải điền đầy đủ các thông tin
- Tương đối chủ động, không phụ thuộc vào nhà phát triển phần mềm, có thể nghĩ ra các cách làm mới dựa trên năng lực làm việc.
- Phụ thuộc vào độ nâng cấp các bản phần mềm.
- Phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất và có thể phần mềm bị lỗi
Về quy tắc sửa chữa sổ, chứng từ kế toán
- Có thể tự ý, dễ dàng sửa chữa, xóa các số liệu, chứng từ. Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được.
- Sửa chữa, hay xóa số liệu đều phải theo nguyên tắc chứng từ kế toán. Tốn thời gian hơn so với làm kế toán trên excel
Số lượng người có thể làm việc
- Tại một thời điểm chỉ cho phép một người làm một trên phần mềm
- Cho phép nhiều người làm việc trên phần mềm một lúc và kết nối với nhau qua máy chủ và mạng internet mà không ảnh hưởng đến nhau
Lưu trữ, bảo quản dữ liệu
- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ thành nhiều files độc lập (nếu file dữ liệu lớn hơn 5Mb thì mở ra rất chậm)
- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm được lưu trữ hết trên phần mềm
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA – mà lập trìnhVBA đòi hỏi những người có chuyên môn cao mới sử dụng được)
- Đáp ứng đầy đủ, chi tiết các loại sổ sách cùng những bảng thống kê, tổng hợp dễ dàng cho người quản lý
Bàn giao thông tin kế toán
- Gây khó khăn khi chuyển giao các đời kế toán do có thể dễ dàng sửa, xóa được nên khi nhân viên kế toán cũ nghỉ không làm nữa mà không bàn giao lại thì thì nhân viên mới sẽ chưa chắc có các file kế toán đó và nếu được bàn giao có chưa chắc đã sử dụng được
- Do phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng nên người sau có thể học, đọc hiểu và dùng được luôn (nhất là trường hợp ký hợp đồng bảo trì với nhà cung cấp )
Hạch toán kế toán
-Làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày, làm mất thời gian người làm kế toán
- Làm phần mềm kế toán khác thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (khách hàng có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ kế toán thì người dùng ko còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa.
- Và bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập.
Tính an toàn và độ bảo mật
- Macro của Excel có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus
- Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán khấc thì ít bị trục trặc.
- Tính an toàn cao của phần mềm kế toán khác với các công cụ về cơ sở dữ liệu như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu ko có quyền
Phân quyền làm việc kế toán
- Nếu muốn phân quyền trên Excel thì cũng phải viết gần như 1 phần mềm kế toán . Tuy nhiên ở Việt Nam chỉ có 1 vài người làm được việc đó. Mà ai cũng có thể xóa được 1 file excel nên tính bảo mật là bằng không
- Với các phần mềm kế toán khác thì chỉ cần vào mục “Phân quyền” đã được lập trình sẵn trong phần mềm để chọn người được phân quyền
*** Lời khuyên dành cho các bạn sinh viên kế toán mới ra trường
Lời khuyên dành cho các bạn sinh viên kế toán mới ra trường
Qua bảng trên, chúng ta có thể thấy được những mặt ưu thế và hạn chế của các phần mềm kế toán cũng như kế toán trên excel
Tuy nhiên, đối với các bạn sinh viên mới ra trường nên sử dụng kế toán excel khi mới bắt đầu công việc kế toán vì mình là “người mới” nên chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế nên khả năng làm việc tại những công ty lớn là điều rất khó trừ khi bạn có người nhà xin.
Trên thực tế thì hầu hết sinh viên mới ra trường đều làm việc tại các công ty vừa và nhỏ ở các loại hình như là Thương mại, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu… Các công ty này vẫn sử dụng Excel nên lời khuyên dành cho các bạn sinh viên mới ra trường là: nên sử dụng kế toán Excel. Sau đó, khi đã nắm chắc các bước làm cũng như các kỹ năng thực tế thì chuyển sang học và áp dụng vào phần mềm kế toán chuyên dùng.
Và thêm một lời khuyên cho bạn là bạn có thể tìm hiểu trước xem công ty mà bạn muốn xin công việc sử dụng phần mềm kế toán gì để học phần mềm kế toán đó cho thật thành thạo. Không nên học tất cả vì cơ hội việc làm k chờ đợi bạn.
Chúc các bạn thành công!!!
- Ngọc Anh –
\>>> 10 hàm EXCEL mà KẾ TOÁN thường dùng
\>>> Kế toán máy trên excel - một công việc hai kỹ năng.
\>>> Những tuyệt chiêu Excel dùng trong kế toán bán hàng cực kỳ hữu hiệu.
Thông tin thêm về các khóa học tại Kế toán Đức Minh mời các bạn tham khảo:
\>>> trung tâm kế toán tại Hà Nội
\>>> Khóa học kế toán ngắn hạn tại hà nội
\>>> Học kế toán misa
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.