Trải qua thời gian thách thức đến từ dịch bệnh, doanh nghiệp Việt bước vào giai đoạn mới ổn định tổ chức và hướng đến mục tiêu tăng trưởng. Môi trường kinh tế chuyển đổi ở Việt Nam tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp khai thác, tập trung quản lý, tối ưu hóa nguồn lực sẽ có sự tăng trưởng tốt. Tuy nhiên, trong bối cảnh VUCA, cạnh tranh toàn cầu và nền kinh tế số hóa như hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp cần có tư duy về tổ chức mới hướng đến giải quyết các vấn đề thách thức đặt ra, linh hoạt trước những biến động của thị trường. Điểm mấu chốt trong thế giới hôm nay là các tổ chức phải thích ứng với sự thay đổi, áp dụng những phương pháp mới, ngay cả khi gặp thất bại ngắn hạn thì cũng vẫn có thể học hỏi và phát triển.
Trong cuốn sách mới “Tái tạo tổ chức” của Dave Ulrich và Arthur Yeung đã đề cập đến vấn đề này và chỉ ra các loại hình tổ chức hiệu quả trong bối cảnh hiện nay. Bài viết sẽ đi sâu vào phân tích các loại mô hình tổ chức này, các nhà lãnh đạo có thể tham khảo và lựa chọn loại hình phù hợp với doanh nghiệp. Điều quan trọng với bất cứ mô hình tổ chức nào đều hướng đến cung cấp sản phẩm/dịch vụ vượt trội đến khách hàng, tăng sự gắn kết và nâng cao năng suất nhân sự, tạo ra giá trị thị trường cũng như giá trị cho xã hội, cộng đồng.
CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC MỚI TRONG KỶ NGUYÊN SỐ
Lựa chọn mô hình hoạt động sát nhất với đặc trưng doanh nghiệp đòi hỏi các nhà lãnh đạo cần nắm được nội hàm của từng loại hình tổ chức. Bài viết sẽ đi sâu vào phân tích và làm rõ vấn đề này. Tác giả Dave Ulrich và Arthur Yeung đã chỉ ra 12 loại hình tổ chức mới hiện nay, sự ra đời của các loại hình này đến từ sự cạnh tranh, biến động thị trường, buộc doanh nghiệp phải có phản ứng linh hoạt về mặt tổ chức để tạo ra ưu thế trong môi trường kinh doanh
Tổ chức mạng lưới (Network organization)
Cơ cấu tổ chức mạng lưới là loại hình tổ chức mới nơi các nhân sự tạo thành các nhóm nhỏ, đa ngành làm việc độc lập để đạt được các mục tiêu chung. Trong loại mô hình này, tổ chức không dựa vào các cơ chế giám sát truyền thống từ trên xuống dưới. Tổ chức tạo ra các nhóm đặc biệt để xử lý các vấn đề hoặc nhiệm vụ. Mạng lưới sẽ được thành lập giữa nhiều phòng ban khác nhau.
Cấu trúc mạng lưới hình thành khi doanh nghiệp có những nhiệm vụ đặc trưng như phát triển sản phẩm mới, thực hiện dự án thay đổi về công nghệ. Khi nhóm trong một tổ chức mạng đạt được các mục tiêu của mình, công ty có thể giải tán hoặc tổ chức lại với một nhu cầu chiến lược mới. Bất kể quy mô, cấu trúc hoặc lịch sử của công ty, mô hình mạng có thể giúp cải thiện năng suất và hiệu quả. Các nhà lãnh đạo có thể điều chỉnh mô hình cho các khía cạnh hoạt động của mình sẽ được hưởng lợi từ tính linh hoạt và đổi mới nâng cao. Cấu trúc mạng đòi hỏi trình độ quản lý nhất định bởi các nhóm được trao quyền hoàn toàn và hạn chế sự giám sát
Lợi thế của cấu trúc mạng là tạo ra cảm hứng đổi mới với các cá nhân và khuyến khích chia sẻ các thông tin giữa các thành viên trong tổ chức. Tốc độ trao đổi thông tin giữa các thành viên được cải thiện cho phép tổ chức tận dụng được các cơ hội một cách nhanh chóng và kịp thời. Cấu trúc của các tổ chức cho phép giải quyết hiệu quả các nhiệm vụ phức tạp. Tính linh hoạt của mô hình này cho phép các công ty tổ chức và sắp xếp lại các nhóm nhân viên phù hợp nhất để hoàn thành mục tiêu.
Những hạn chế có thể nhận ra là sự khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên. Cấu trúc này đòi hỏi nhân sự lòng tin và mức độ cam kết với tổ chức. Đồng thời, giải quyết vấn đề phát sinh, xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
Tổ chức không biên giới (Boundaryless Organization)
Loại hình tổ chức này được phát triển đầu tiên bởi cựu chủ tịch của General Electric Jack Welch, triết lý đề cao sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Một tổ chức không biên giới là một cách tiếp cận hiện đại trong thiết kế tổ chức. Trong loại hình tổ chức này, các ranh giới phân chia nhân viên như thứ bậc, chức năng công việc và địa lý cũng như những ranh giới tạo khoảng cách giữa công ty với nhà cung cấp và khách hàng được thu hẹp. Một tổ chức không biên giới tìm cách loại bỏ các rào cản dọc, ngang và bên ngoài để nhân viên, người quản lý, khách hàng và nhà cung cấp có thể làm việc cùng nhau, chia sẻ ý tưởng và xác định những ý tưởng tốt nhất cho tổ chức.
Trong các tổ chức không có ranh giới, nhân viên được trao quyền để đưa ra quyết định. Do đó quyết định được đưa ra bởi những người gần gốc rễ nhất của vấn đề sẽ có sự hiệu quả tốt hơn. Trao quyền cho nhân viên cho phép rút ngắn thời gian giữa quyết định và thực hiện. Một điểm đặc biệt là loại hình này ít giao tiếp một một trực tiếp mà tập trung qua nền tảng công nghệ. Thời gian làm việc của nhân sự cũng linh hoạt, họ có thể đến từ các khu vực địa lý khác nhau.
Lợi thế của cấu trúc này là tốc độ trong xử lý vấn đề và thích ứng với môi trường biến động. Tuy nhiên để áp dụng cấu trúc này đòi hỏi phẩm chất và năng lực của đội ngũ với tư duy độc lập cao, khả năng quản lý bản thân. Bởi sự giám sát các cá nhân trong loại hình tổ chức này là ít, các cá nhân phải làm việc độc lập, chịu trách nhiệm tìm ra cách tốt nhất để đạt được kết quả.
Tổ chức lưỡng toàn (Ambidextrous organization)
Tổ chức này đặc trưng bởi tư duy song song với duy trì lợi thế cạnh tranh thông qua cách họ quản lý hoạt động kinh doanh cốt lõi với tìm kiếm cơ hội mới thông qua hoạt động kinh doanh khám phá. Hoạt động kinh doanh cốt lõi là nguồn doanh thu và lợi nhuận hiện có. Doanh nghiệp khám phá là một doanh nghiệp nhằm mục đích phát triển các nguồn doanh thu mới bằng cách phục vụ khách hàng ở các thị trường mới.
Các tổ chức thuộc mọi quy mô cần quản lý hoạt động kinh doanh cốt lõi và khám phá, do đó, họ phải đối mặt với nhu cầu tách biệt các hoạt động của từng tổ chức. Các nhà lãnh đạo của các tổ chức thuận cả hai tay cần hiểu rằng các đơn vị kinh doanh cốt lõi và khám phá hoạt động trên một logic khác. Hoạt động kinh doanh cốt lõi nhằm mục đích loại bỏ lỗi và thúc đẩy mức độ hiệu quả và hiệu suất hoạt động cao nhất có thể. Một doanh nghiệp khám phá nhằm mục đích tìm hiểu thông qua thử nghiệm, đặt nhiều cược nhỏ để khám phá thị trường sẽ phát triển như thế nào và cần những gì để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Với loại hình tổ chức này, doanh nghiệp cần phải có sự phân bổ nguồn lực hiệu quả cho hai mục đích. Thành lập những bộ phận chuyên trách với các nhiệm vụ khác nhau. Với việc duy trì hoạt động kinh doanh cốt lõi cần tập trung vào nâng cấp chất lượng, cải tiến quy trình hoạt động để tạo ra giá trị lớn hơn cho khách hàng. Với mục tiêu khám phá cơ hội mới cần có đội nhóm, chức năng tập trung vào thử nghiệm, nghiên cứu thị trường để tìm kiếm cơ hội mới tiềm năng.
Tổ chức dạng lưới (Lattice organization)
Các công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc dạng lưới thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc dạng lưới còn được gọi là tổ chức tự quản lý. Mô hình này cho phép nhân viên tự định hướng và đưa ra quyết định như một nhóm.
Xem xét một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức này, sẽ nhận thấy rằng nhân viên không có chức danh công việc thực tế. Thay vào đó, nhân sự được sắp xếp theo chức năng, như công nghệ thông tin và kế toán. Khi hoàn thành công việc, thay vì để người quản lý giao dự án cho nhân sự và giám sát họ, các nhóm sẽ cùng nhau chấp nhận các dự án , tự quản lý và đưa ra quyết định tập thể.
Loại hình này tạo ra sự bình đẳng, cải thiện hiệu quả về giao tiếp, đề cao tính sáng tạo. Song đặt ra vấn đề về quản lý, kiểm soát hoạt động, khả năng nhầm lẫn vai trò cũng như giữ chân người lao động do không có sự thăng tiến rõ ràng.
Tổ chức phẳng (Horizontal organization)
Cơ cấu này đặc trưng với ít lớp thứ bậc trong tổ chức. Số lượng người quản lý ít và nhiều nhân viên. Nhân viên thường đảm nhận nhiều vai trò và công việc. Họ được đưa ra quyết định và tự chủ trong một số công việc chuyên trách tạo ra động lực và gia tăng sự kết nối của họ với công ty và các mục tiêu của công ty. Mô hình này thường phù hợp với cho các doanh nghiệp có quy mô vừa, nhỏ và các công ty khởi nghiệp để tăng cường sự linh hoạt trong các hoạt động của doanh nghiệp.
Loại hình tổ chức này là tính linh hoạt, sự kết nối và gắn kết tốt bên trong tổ chức. Nhưng đòi hỏi chất lượng và năng lực nhân sự tốt có sáng kiến và động lực mạnh mẽ. Nếu chất lượng nhân sự và sự gắn kết với tổ chức không đủ tốt thì những quyết định đó có thể ảnh hưởng lớn đến danh tiếng, phương hướng và hiệu quả của doanh nghiệp.
Tổ chức theo cấp số mũ (Exponential organization)
Tổ chức phát triển với tốc độ nhanh hơn tới mười lần so với các công ty tương đương trong ngành nhưng có thể hoạt động với ít tài nguyên hơn đáng kể nhờ các hình thức tổ chức mới và sử dụng công nghệ mới, đặc biệt là kỹ thuật số, các công nghệ. Đặc điểm có thể nhận thấy với cơ cấu tổ chức này để phát triển nhanh hơn thì cần có sự tinh gọn và hệ sinh thái chia sẻ.
Loại hình tổ chức này đặc trưng bởi các yếu tố chính. Tập trung vào sự đột phá với việc tích cực đầu tư vào các sản phẩm và dịch vụ mới. Cởi mở trong chia sẻ tài sản trí tuệ với đối tác tạo hệ sinh thái chung. Doanh nghiệp theo mô hình này có văn hóa tín nhiệm cao và trao quyền tự chủ cho các đơn vị kinh doanh. Nhân sự thường được sử dụng theo nhu cầu, theo các dự án với triết lý nhân sự giỏi thường không làm cho công ty nào. Đội ngũ nhân sự theo nhu cầu này có thể truyền kiến thức và động lực lực lượng nhân sự chính của công ty.
Tổ chức thích ứng nhanh (Agile organization)
Tổ chức Agile hoạt động theo các nhóm công tác được thay đổi linh hoạt với nhu cầu kinh doanh chứ không bị bó cứng vào phạm vi phòng ban. Các nguồn lực được phân bổ linh hoạt theo công việc hơn là bộ phận. Mỗi người có thể thuộc nhiều nhóm công tác, thậm chí có thể đóng vai trò quản lý ở nhóm này nhưng lại là nhân viên ở nhóm khác. Văn hóa đặc trưng đi kèm là tính chủ động và chịu trách nhiệm trên kết quả cuối.
Cơ cấu tổ chức này đề cao tư duy lấy khách hàng làm trung tâm. Trong nội bộ cần có sự cộng tác, khả năng học hỏi và ra quyết định nhanh chóng. Điều này đòi hỏi văn hóa mạnh về khả năng đồng tạo giá trị và hướng đến khách hàng cuối cùng. Cách thức tổ chức hoạt động này làm cho doanh nghiệp có khả năng thay đổi chiến lược linh hoạt theo thị trường, tối ưu hóa nguồn lực, vừa đảm bảo được tốc độ vừa có cả sự ổn định. Do đó, nó có thể được xem là một lợi thế cạnh tranh mới ngay từ bên trong.
Nhóm của các nhóm (Team of the team organization)
Cơ cấu này đặc trưng bởi một tập hợp mạng lưới các nhóm làm việc nhau xung quanh các mục tiêu cụ thể. Trong đó sẽ có một nhóm chịu trách nhiệm điều hành. Thành phần của mỗi nhóm dự án thay đổi khi cần thiết. Các nhóm và các thành viên làm việc cùng nhau theo những cách linh hoạt, thay đổi liên tục. Mô hình nhấn mạnh quyền tự chủ phi tập trung và ý thức hợp tác.
Với loại hình tổ chức này, các nhà lãnh đạo và quản lý đóng vai trò định hướng đưa ra mục tiêu chúng cũng như thứ tự ưu tiên. Các nhóm sẽ được phân bổ hoạt động theo các chức năng riêng biệt nhưng duy trì sự tương tác lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung. Điều này đặt ra thách thức về năng lực tổ chức, quản lý và yêu cầu chất lượng, ý thức của từng cá nhân.
Cấu trúc phi tập trung phổ biến (Holacracy organization)
Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle.
Hiểu một cách đơn giản Holacracy là mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Cấu trúc này vẫn có những phân cấp nhất định giữa nhân sự và các lãnh đạo, nhưng đề cao vai trò linh hoạt của các cá nhân, việc quản lý sẽ dựa trên nguyên tắc rõ ràng đặt ra trong tổ chức.
Áp dụng mô hình này có thể sẽ phá vỡ tư duy và thói quen truyền thống khi nhân sự không có mô tả công việc hay chuyên trách nhiệm vụ cụ thể mà phạm vi công việc rộng. Điều này cần có thời gian để nhân lực và đội ngũ quản lý làm quen với mô hình này.
Tổ chức Amoeba
Loại hình tổ chức đặc thù bằng việc chia tổ chức thành các đơn vị nhỏ gọi là “amip.” Mỗi người đứng đầu amip chịu trách nhiệm soạn thảo kế hoạch và mục tiêu cho đơn vị. Amoebas đạt được mục tiêu của mình thông qua sự cộng tác và nỗ lực hết mình của tất cả các thành viên amip. Trong hệ thống này, mọi nhân viên đều đóng vai trò chính và tự chủ, đóng góp vào kết quả chung của các đơn vị.
Với loại hình này, các cá nhân sẽ được phát triển khả năng lãnh đạo mạnh mẽ với không gian phát huy lớn. Tất cả các thành viên đóng góp chuyên môn của họ và cộng tác để đạt được các mục tiêu kinh doanh của amip. Vai trò của các nhà lãnh đạo là dẫn dắt về tư tưởng, nguyên tắc làm việc và định hướng mục tiêu chung sẽ tạo nên thành công với tổ chức này.
Tổ chức học tập (Learning organization)
Loại hình tổ chức này luôn đề cao việc học tập của nhân viên để thích nghi với mọi biến động. Kiến thức mới liên tục được tiếp thu, chia sẻ và áp dụng bởi các thành viên tổ chức trong quá trình làm việc và ra quyết định. Ngoài ra, một tổ chức học tập luôn khích lệ nhân viên đón nhận rủi ro với những ý tưởng đổi mới để khắc sâu tư duy sáng tạo và dám thử nghiệm.
Các doanh nghiệp hướng tới loại hình tổ chức này tập trung vào phát triển giá trị văn hóa mang tính tri thức. Lấy sự phát triển năng lực của các cá nhân làm động lực để doanh nghiệp đạt mục tiêu chiến lược đề ra. Với tư duy tiếp cận như vậy, doanh nghiệp đề cao trao quyền, tạo môi trường an toàn để họ bày tỏ ý kiến, khuyến khích thử nghiệm. Đồng thời tập trung vào thúc đẩy học tập diễn ra liên tục trong tổ chức. Việc học tập có thể diễn ra với nhiều hình thức như đào tạo trực tuyến, cố vấn, đào tạo tại chỗ, hội thảo chuyên đề, e Learning, đào tạo trực tiếp. Điểm mấu chốt là doanh nghiệp cần khơi dậy động lực học tự thân từ mỗi nhân sự, thúc đẩy họ tự trau dồi phát triển năng lực và chia sẻ đến các thành viên khác.
Tổ chức hậu phân cấp (Post – Hierarchy organization)
Cơ cấu tổ chức phân cấp phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay tập trung quyền lực lớn nhất vào lãnh đạo và có sự phân chia cấp bậc rõ ràng. Loại hình tổ chức này phù hợp cho việc kiểm soát, quản lý. Trước áp lực cạnh tranh và biến động thị trường, doanh nghiệp cần có sự chuyển đổi, giảm thiểu sự giám sát và quản lý. Tổ chức hậu phân cấp được phát triển, cải tiến từ tổ chức phân cấp, tập trung vào khách hàng và tạo nhiều không gian cho sự phát triển cá nhân.
Tổ chức hậu phân cấp đề cao sự cộng tác và tư duy xây dựng hệ sinh thái cùng chia sẻ giá trị mang đến giá trị vượt trội cho khách hàng. Thay vì tư duy hợp tác ngắn hạn khai thác lợi ích trước mắt. Các nhà lãnh đạo trong tổ chức hậu phân cấp chia sẻ vai trò, tập trung vào kết nối với đội ngũ cũng như đề cao quản trị tri thức để xây dựng vốn tri thức vững vàng trong tổ chức, thúc đẩy phát triển bền vững.
Tốc độ và sự thích ứng là từ khóa cho sự phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh biến động hiện nay. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự đổi mới về cơ cấu hướng đến tinh gọn hơn, hoạt động của tổ chức lấy khách hàng làm trung tâm, theo sát những thay đổi để có phản ứng mang tính chủ động. Việc kiểm soát, phân cấp tập trung quyền lực vào lãnh đạo đã dần không còn phù hợp, cho thấy sự cồng kềnh, thiếu tính tốc độ trong vận hành.
Nhìn chung, các loại hình tổ chức kể trên đều hướng đến tốc độ và thích ứng. Tùy thuộc vào đặc thù tổ chức, các nhà lãnh đạo có thể lựa chọn mô hình phù hợp để áp dụng cho doanh nghiệp. Xu thế tổ chức mới không thể tránh khỏi nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng trong bối cảnh hiện nay. Vấn đề là doanh nghiệp có khả năng quản trị sự thay đổi tốt, chuyển đổi mô hình phù hợp để phát triển. Thị trường thay đổi nhanh, nếu doanh nghiệp vẫn giữ cho mình cơ chế hoạt động cũ sẽ bị bỏ lại trước tốc độ phát triển của môi trường kinh doanh.
Chuyển đổi loại hình tổ chức mới gắn với vấn đề tái tạo tổ chức, phát triển tổ chức trong chuyển đổi số, cần quản trị sự thay đổi hiệu quả. Bản chất khi thay đổi đổi sang loại hình tổ chức mới đòi hỏi sự phát triển văn hóa hướng đến tác động thói quen và hành vi của nhân sự. Xem xét các loại hình tổ chức mới kể trên có thể thấy điểm chung là yêu cầu năng lực tổ chức tốt với chất lượng nhân sự có kỹ năng tốt, khả năng giao tiếp phối hợp cũng như hệ thống kinh doanh được xây dựng bài bản. Do vậy, để chuẩn bị tốt cho sự chuyển đổi, doanh nghiệp cần đào tạo phát triển năng lực của nhân sự đáp ứng với yêu cầu của loại hình tổ chức mới. Bởi, với bất kỳ loại hình nào, đội ngũ cần có sự làm quen và đủ năng lực để thích ứng và vận hành cơ cấu tổ chức đó.
Nguồn tham khảo:
- Dave Ulrich, Arthur Yeung (2019), Reinventing the Organization: How Companies Can Deliver Radically Greater Value in Fast-Changing Markets
- //www.indeed.com/career-advice/career-development/network-organizations //www.mbaknol.com/management-concepts/boundaryless-organization///smallbusiness.chron.com/structure-boundaryless-organization-2764.html
Mô hình tổ chức là gì?
Vậy, mô hình tổ chức là loại mô hình xã hội, là cơ cấu tổ chức của một tổ chức hiện hữu có tính điển hình hay là thiết kế cơ cấu tổ chức của một tổ chức dự định sẽ xây dựng. Mô hình tổ chức thường được thể hiện bằng sơ đồ, bản vẽ, hình ảnh, ngôn ngữ để mô tả cơ cấu, mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức.
Tổ chức có nghĩa là gì?
Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Tổ chức gồm những ai?
Tổ chức trong nước bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và tổ chức khác theo quy định của pháp luật về dân sự (sau đây gọi chung ...
Có tất cả bao nhiêu loại hình tổ chức?
Dựa theo đặc điểm, mục tiêu của các tổ chức thì tổ chức được phân loại thành các loại như sau:.
➀ Tổ chức tư, tổ chức công..
➁ Tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức vì lợi nhuận..
➂ Tổ chức chính thức, tổ chức phi chính thức..