Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử misa năm 2024

Lưu ý: Ngoài ra, nếu cả người mua và người bán đều sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, thì người mua có thể sử dụng hóa đơn điện tử nhận từ người bán để lập chứng từ một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Xem hướng dẫn tại đây. Cho phép tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn điện tử trên phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý.

2. Các bước thực hiện

Tra cứu trên phân hệ Hóa đơn điện tử

Kế toán có thể dễ dàng biết được trạng thái của hóa đơn điện tử: đã phát hành chưa, đã gửi cho KH chưa, KH đã nhận được HĐ chưa, là hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế hay hóa đơn xóa bỏ để dễ dàng quản lý tình hình phát hành hóa đơn điện tử.

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử.

2. Có thể xem danh sách hóa đơn theo tiêu chí chương trình thiết lập sẵn như: Hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi, đã phát hành…

3. Hoặc có thể nhập tiêu chí tìm kiếm hóa đơn điện tử:

• Tìm kiếm theo thời gian, loại chứng từ, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tìm kiếm theo tiêu chí bất kỳ như: Ngày hóa đơn, số hóa đơn, trạng thái phát hành, trạng thái gửi hóa đơn cho khách hàng…

4. Có thể xem nhanh nội dung hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần xem trên danh sách và nhấn chọn chức năng Xem hóa đơn, kế toán ấn vào biểu tượng mũi tên để chọn xem mẫu hóa đơn tương ứng.

Tra cứu trên phân hệ Bán hàng/Kho

Kế toán có thể dễ dàng biết được trạng thái của hóa đơn điện tử: đã phát hành chưa, đã gửi cho KH chưa, KH đã nhận được HĐ chưa, là hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế hay hóa đơn xóa bỏ để dễ dàng quản lý tình hình phát hành hóa đơn điện tử..

Trên phân hệ Bán hàng

Tại tab Xuất hóa đơn của phân hệ Bán hàng, có thể thiết lập điều kiện để lọc tìm các hóa đơn điện tử theo:

Trạng thái phát hành hóa đơn điện tử: Chưa phát hành, đang phát hành… Trạng thái gửi hóa đơn: Chưa gửi, đang gửi… Trạng thái khách hàng đã nhận hóa đơn hay chưa Trạng thái đã chuyển thành hóa đơn giấy hay chưa

• Trạng thái: Hóa đơn gốc, hóa đơn xóa bỏ…

Trên phân hệ Kho

Trường hợp đơn vị có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử và có tích chọn Quản lý PXK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơn trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung thì tại tab Chuyển kho của phân hệ kho, Kế toán cũng có thể thiết lập điều kiện lọc để tìm kiếm các hóa đơn điện tử theo các trạng thái giống như trên phân hệ Bán hàng.

Hóa đơn điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu nhất cho Doanh nghiệp trong công tác tra cứu, quản lý và báo cáo hóa đơn. Người mua tức thời nhận được hóa đơn và cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.

\>> Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử \>> Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề \>> Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử TỐT nhất hiện nay \>> Bảng giá hóa đơn điện tử meInvoice mới nhất

Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice hướng dẫn người mua tra cứu thông tin hóa đơn điện tử đã được người bán phát hành với 5 cách sau đây:

1. Người mua tra cứu hóa đơn điện tử theo link tra cứu trên email

Người mua mở email thông báo hóa đơn điện tử được người bán gửi đến. Nhấn Tra cứu chương trình sẽ hiển thị thông tin về hóa đơn mà người bán đã phát hành.

Kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử chi tiết, người mua dễ dàng thực hiện các thao tác: Tải hóa đơn, Chuyển hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, xem chứng thư số người bán,…

2. Tra cứu hóa đơn điện tử theo mã

• Bước 1: Người mua mở email thông báo hóa đơn điện tử được người bán gửi đến
• Bước 2: Người mua copy mã số tra cứu trên email
• Bước 3: Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, tích chọn Theo mã tra cứu hóa đơn và dán (paste) mã số tra cứu ở trên vào ô tra cứu

• Bước 4: Chương trình sẽ hiển thị thông tin về hóa đơn mà người bán đã phát hành

Lưu ý:

• Nếu nhập mã số không chính xác quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp
• Trường hợp khách không tìm thấy email gửi hóa đơn điện tử của người bán nhưng có lưu trữ file mềm hoặc file in hóa đơn điện tử bên ngoài thì có thể tra cứu hóa đơn bằng cách: Lấy mã tra cứu ngay bên dưới nội dung hóa đơn >> Nhập mã tra cứu hóa đơn tại trạng Tra cứu hóa đơn điện tử meInvoice.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử theo file

Người mua thực hiện tra cứu theo file như sau:

• Mở email thông báo hóa đơn điện tử được người bán gửi đến
• Nhấn vào link liên kết trên email
• Tải file hóa đơn đính kèm (định dạng XML) về máy tính
• Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn tab Theo file xml
• Nhấn Chọn file và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về

Chương trinh hiển thị thông tin hóa đơn điện tử như sau:

Lưu ý:

• Không chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công
• Nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

4. Tra cứu danh sách hóa đơn theo email/số điện thoại

Người mua truy cập trang tra cứu hóa đơn điện tử trên website meinvoice. Sau đó, chọn tab Theo email/số điện thoại.

Đăng nhập tài khoản MISA ID (Lưu ý: Nhập đúng số điện thoại/email mà người bán gửi hóa đơn & Nhấn Quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu trong trường hợp bị quên. Tham khảo hướng dẫn tương tự tại đây)

Chương trình hiển thị danh sách hóa đơn được gửi từ người bán.

Lưu ý:

• Có thể xuất khẩu danh sách hóa đơn
• Có thể xem, tải về từng hóa đơn trên danh sách
• Có thể tìm kiếm hóa đơn trên danh sách theo Mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn…

5. Tra cứu bằng quét mã QR code

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

LƯU Ý: Chương trình hiển thị danh sách hóa đơn được gửi từ người bán

1. Người mua tải hóa đơn về máy bằng cách nhấn Tải hóa đơn, sau đó lựa chọn định dạng cần tải

2. Chuyển hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy bằng cách: Nhấn Chuyển thành chứng từ giấy. Nhập thông tin người chuyển đổi và nhấn Tiếp tục.

Hệ thống chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, có thể nhấn Tải hóa đơn để tải hóa đơn về máy.

3. Xem thông tin người ký hóa đơn, nhà cung cấp chứng thư số và thời hạn chứng thư số bằng cách nhấn Xem chứng thư số.

Lưu ý: Trường hợp Xem chứng thư số lần đầu, cần tải và cài đặt công cụ MISA KYSO bằng cách: Nhấn vào đường link tại đây trên thông báo xuất hiện sau khi nhấn Xem chứng thư số.

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được ưa chuộng nhất hiện nay. Hơn 100,000 Doanh nghiệp và Cơ quan Thuế đánh giá cao về lợi ích đem lại, chính sách hỗ trợ và tính ưu việt của phần mềm. Có thể kể đến như:

• Giúp Doanh nghiệp tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
• Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
• Lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop
• Kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu,…

Đồng hành cùng CQT trên khắp cả nước MISA hỗ trợ Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử với nhiều chương trình hấp dẫn như: Tặng 300 hóa đơn điện tử, hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế, thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cơ bản,…